MANUAL DE PROTOCOLO Y HOSTELERÍA. Tema II. Tipos de actos: oficiales y privados

Fuente: Protocolo.org

Daremos una definición básica de los tipos de actos o eventos, obviando la parte técnica de organización, la mayoría de las veces bastante compleja, por ser labor del Servicio de Protocolo Oficial (Recepción, Colocación de Banderas, Honores e Himnos, Cortejo, etc.).
Además podrá ver todo este tipo de información en nuestras páginas de Protocolo Ceremonial, donde se explica con mayor detalle estos temas.
Actos Oficiales:
Aquellos de carácter público y general organizados por parte del Estado (La Corona y el Gobierno) , o de Administraciones Públicas (Ministerios) , Autonómicas (Comunidades Autónomas) o Locales (Ayuntamientos, Diputaciones y Cabildos) y los de carácter especial organizados por las Cámaras Legislativas, el Ejército, el Poder Judicial y las Corporaciones Públicas.
También de una forma más simple se les ha definido como aquellos actos en los que intervienen primeras Autoridades civiles, eclesiásticas o militares.
En muchas ocasiones, los actos oficiales no son "puros" ya que se pueden entremezclar con una serie de actos privados.
En este tipo de actos, lo mejor es acudir al Protocolo Oficial (aquel conjunto de reglas que se presentan por voluntad jurídica), y la mejor manera de organizarlos, es dejar que el Servicio de Protocolo del Estado se encargue de todos los formalismos oficiales del mismo, ya que están más acostumbrados que cualquiera de nosotros.
No obstante, si lo organizamos en nuestro establecimiento habremos de planificar varios puntos importantes, en conjunto con lo que marque el Servicio de Protocolo, pero un esquema muy básico de un acto podría contener estos puntos a modo de ejemplo:

1. Los invitados. Información respecto a los mismos.
Listado conteniendo el número de invitados rango y categoría de los mismos.
Horario: cuando llegan y por qué medio llegan.
Número de vehículos previsto (si tenemos servicio de parking y aparcacoches).
Entrega de flores a algún tipo de obsequio.
Preferencias gastronómicas por razones de cultura o religión.
2. Recepción. Donde se recibe a los invitados.
Parte Exterior. Cuando se recibe en un sitio abierto.

- Recepción de Personalidades.
- Llegada de Vehículos.
- Personal de seguridad (escoltas, policía, etc.).
- Aparcamiento de vehículos.
- Ubicación de la prensa y otros medios de comunicación.
- Colocación de Banderas exteriores, y otros detalles oficiales.
- Personal de seguridad, escoltas, etc.

Parte Interior. Recepción de un establecimiento cubierto (cerrado).

- Hall o sala donde se va a recibir a los invitados.

- Quien va a recibir a los invitados.

- Sala donde pasan o esperan los invitados.

- Colocación de Banderas.

- Colocación de personalidades.

- Ornamentación (alfombras, cordones, plantas, etc).

- Ubicación de los escoltas y personal de seguridad.

- Ubicación de la prensa y otros medios de comunicación.

3. Celebración del Acto. Desarrollo del evento, en sus distintas fases.

Ornamentación del lugar de celebración (banderas, plantas, temperatura, etc).

Colocación dentro del Banquete o Celebración. Establecer los planos de mesa y las minutas correspondientes, así como las tarjetas identificativas.

Horario a seguir (aperitivo o lunch, comida, etc.).

Tipo de Mesas y su Distribución.

Tipo de Menú.

Celebración de Baile o Show posterior a la comida.

Ubicación de escoltas y personal de seguridad.

Ubicación de la prensa y otros medios de comunicación.

4. Finalización del Acto. Fin del evento.

Despedida de los invitados.

Hora de finalización del acto y lugar de salida del mismo.

Orden de salida de invitados.

Salida de los Vehículos.

Entrega de obsequios.

Actos Privados:
Los de carácter no oficial organizados por la Iglesia, las Asociaciones tanto de interés general como de interés privado, las empresas y las organizadas por una persona o una familia con motivos diversos (bodas, cursos, seminarios y eventos particulares, etc.).
Tal y como ocurre con los actos oficiales, puede darse una mezcla de actos en un mismo evento, por lo que no podemos hablar, en muchos casos, de actos de un solo carácter (oficiales, públicos, privados ...).
En estos casos, deberemos aplicar el Protocolo Social, e incluso la costumbre local, (reglas convencionales que rigen la convivencia humana y no están determinadas por ley, sino que es propia la decisión de vincularse a ellas), siendo menos estricto que el Oficial.
Cuando en actos privados, asisten personalidades políticas, civiles, eclesiásticas o militares habremos de tener ciertas consideraciones del llamado Protocolo Oficial, y siempre mantendremos los tratamientos debidos a su cargo o categoría.
Debemos aclarar, que existe bastante controversia en la determinación de los tipos de acto. Ya que por muchas de sus características pueden dar lugar a confusión o catalogarlos en un apartado no demasiado acertado. Por ejemplo Don Francisco López-Nieto, indica que cuando "un acto tiene lugar ante un número indeterminado de personas, lo organice quien lo organice, ha de ser considerado como un acto público".
Luego se puede "catalogar", el acto en función del contenido del mismo. Pudiendo ser de carácter cultural, social, sindical, etc. Pudiendo dar lugar un acto complejo, compuesto de varios tipos de "mini-actos" en el desarrollo principal del evento general.
No obstante, hay que tener en cuenta, para todos ellos, las normas básicas, tanto de Protocolo Oficial como el Protocolo social, basado en costumbres y tradiciones.
Aunque podemos ver en muchos de los actos menos oficiosos una tendencia a la carencia de establecer normas o pautas de comportamiento general, dejando un poco al libre albedrío de cada persona, el comportamiento para ese evento (sobre en todo en actos privados sociales, donde se pueden ver "comportamientos" muy peculiares). Pero no olvidemos nunca, una mínima educación y respeto, para evitar situaciones incómodas.