Banquetes I. Comercialización

Autor: Roser Vives Serra 

Profesora Hostelería y Turismo
Jefe de Sala
INS Escola d’Hoteleria i Turisme de Barcelona
Fecha: 14-01-2011

Fuente: GestionRestaurantes.com

Montaje de banquete de boda en Oasis, San Antonio de Benageber, Valencia.

Servicio ofrecido por La Seu Catering y Hostelería.

Resumen: La comercialización de banquetes abarca un gran abanico de temática a tratar. En el presente artículo se intentará reflexionar sobre la importancia de una buena comercialización de las diferentes ofertas que realizan distintos establecimientos de restauración, sin entrar en uno de los aspectos esenciales en la confección de las ofertas, como son los costes.

Entre muchas de las definiciones que se pueden encontrar de la palabra banquete, podemos quedarnos con una muy simple, que define el vocablo como “comida a la que concurren gran número de personas para la celebración de algún acontecimiento”. También podemos considerar como banquete aquellos eventos o servicios especiales de mesas de un número considerable de comensales, con un mínimo de unas 15 personas.

De todos es conocido que el servicio de banquetes es una de las actividades más realizadas y más rentables en las empresas de restauración, y partiendo de esta premisa, hablaremos sobre:

> Espacio disponible e infraestructura para la realización de banquetes.
> ¿Qué tipo de ofertas se pueden ofrecer?
> ¿Cómo se pueden ofrecer?

Espacio disponible y infraestructura  para la realización de banquetes

Las características en cuanto a infraestructura de las empresas de restauración son múltiples y variadas. Existen empresas dedicadas única y exclusivamente a la realización de banquetes y eventos. Estas empresas cuentan con:

o Zona de recepción de clientes: aparcamiento, hall de entrada, …
o Distintas salas de banquetes de diferentes capacidades.
o Infraestructura adecuada a los distintos servicios como:

o Cocina de producción
o Cocinas de pase
o Zona de office adecuada al volumen de producción…

o Gran capacidad de almacenaje de:

o Materia prima: perecedera y no perecedera.
o Menaje de sala: vajilla, cristalería, cubertería y complementos.
o Mobiliario: sillas y mesas.

Las empresas que realizan servicios de banquetes conjuntamente con el servicio de restaurante, también deberían disponer de infraestructura adecuada al servicio a realizar, pero en la mayoría de establecimientos se comparte el mismo espacio de cocina para el servicio de restaurante y el servicio de banquetes. En estos casos, la empresa debe ser consciente de las limitaciones que tiene para la realización correcta del servicio y saber actuar en consecuencia, adecuando sus limitaciones a los servicios ofertados.

¿Qué tipo de ofertas se pueden ofrecer?

El tipo de ofertas que el establecimiento puede ofrecer en el servicio de banquetes vendrá altamente condicionado por:

• La infraestructura y equipamientos de que disponga el establecimiento .
• Los recursos humanos de que disponga la empresa. Estos recursos pueden agruparse en:
  • Brigada de cocina.
  • Brigada de sala.
  • Brigada de limpieza: office, plonge y servicio de limpieza.
  • Personal de acogida: recepcionistas, azafatas, aparca-coches, etc.
•  Y por último, el tipo de servicio a realizar.

Una vez la empresa ha determinado los recursos con los que cuenta y el mercado al cual quiere dirigirse, puede empezar a definir que tipo de ofertas podrá ofrecer. En la realización de banquetes los más usuales son:

• Aperitivos: se ofrecen canapés y tapas acompañado de bebidas aperitivos. Los aperitivos siempre preceden una comida o una cena.
• Comidas y cenas: suelen ofrecer entrante, primer plato, segundo plato y postres acompañado de aguas y vinos. También se incluye el servicio de cafés y licores.
• Cócteles: se ofrecen canapés y tapas acompañado de bebidas aperitivos. En este caso, no preceden comidas o cenas.
• Lunch: similar al aperitivo, pero con un servicio más completo de ofertas. El servicio de lunch sustituye a un servicio de comida o cena. Puede ser realizado de pie o sentado.
• Buffet: servicio de comida o cena en el cual se ofrecen un gran surtido de manjares fríos y calientes colocados en bandejas en mesas buffet. Los clientes se levantan de sus mesas y se sirven. El buffet puede estar asistido por camareros o personal de cocina.
• Otros servicios: música y baile, servicio de barra, servicio de fotógrafo, etc.

¿Cómo se pueden ofrecer?

En este punto se tratará de exponer cómo se puede transmitir a los clientes potenciales lo que la empresa ofrece. En los establecimientos dedicados al servicio de banquetes disponen de un dossier informativo donde se reflejan todos los servicios que se ofrecen con sus correspondientes precios de venta.

¿Cómo se transmite esta información?

La información que se encuentra en el dossier debe transmitirse de una forma sencilla y clara para que el cliente entienda en una primera lectura los servicios que se venden y los precios de cada uno de ellos.

Aperitivos, cócteles, lunch y buffets

Cuando la empresa ofrece aperitivos, cócteles, lunch y buffets, una forma clara es nombrar todas las ofertas que se servirán, agrupadas en ofertas frías, calientes y bebidas, indicando el precio por persona del servicio completo. Las empresas pueden ofrecer distintas variantes a distintos precios. Ésta es quizás la fórmula más utilizada para estos tipos de servicio.

MenúsEn el servicio de menús para banquetes, existen distintas fórmulas, todas ellas válidas siempre y cuando quede bien estructurado y se indiquen correctamente los precios.
Algunos ejemplos son:

• Menús cerrados
  Cuentan con entrante y/o primer plato, segundo plato, postres y bebidas, aunque también pueden llegar a ofrecerse menús degustación que cuentan con un mínimo de cuatro platos más dos postres.
  Se relacionan los distintos menús, sin posibilidad de cambio de platos e indicando el precio por cubierto.
• Menús cerrados con opciones
  Cuentan con una o dos opciones en cada grupo, para que el cliente pueda escoger entre estas opciones y determinar el menú a servir.
  Aquí también se relacionan los distintos menús y se indica el precio por cubierto.
• Menús cerrados con suplementos
  Igual que el caso anterior, pero añadiendo suplementos según la opción escogida por el cliente. Es decir, el precio de menú es fijo y las opciones que ofrecen cuentan con un suplemento a añadir al precio del menú.
  En este caso, también se relacionan los distintos menús indicando el precio por cubierto.
• Menús abiertos
  En este caso, los platos se relacionan como si de una pequeña carta se tratara y el cliente escoge aquellos platos que crea más oportunos. Pueden ofrecerse de distinta forma:
  • Tipo carta, donde cada oferta tendrá su precio y cuando el cliente haya escogido, el precio por persona será la suma de cada una de las opciones escogidas.
  • Por grupos de platos, dando precio dentro de cada gama a diferentes grupos de platos y, al igual que en el caso anterior, una vez el cliente haya escogido, el precio por persona será la suma de cada una de las opciones escogidas.
• El servicio de bebidas
  Es un servicio que puede marcarse fijo para cada menú, o bien puede ofrecerse también como distintas ofertas de vinos que estarán marcadas a un precio determinado cada grupo de bebidas. No sería de extrañar encontrar la oferta en forma de menús con opciones a escoger, con suplementos en forma de carta de bebidas, tal y como se ha comentado con anterioridad siguiendo el mismo esquema que los menús de platos.
  Normalmente el grupo de bebidas incluye aguas, vino blanco, vino tino y vino espumoso (cava o champagne).
  Para el servicio de aguardientes y licores para acompañar los cafés, normalmente se cuenta con una o varias opciones de carro de licores. Los precios se determinarán por persona, dependiendo de la categoría de aguardientes y licores que se incluyan en dichos carros. También hay establecimientos que ofrecen este servicio junto con el servicio de bebidas, aguas y vinos que acompañan las comidas.

Otros serviciosAlgunos de los servicios más comunes son:

• Música y baile.
  Se determina si el establecimiento ofrece el servicio de música para acompañar la velada, discoteca, orquesta, etc. En este caso el precio no se determina por persona, se marca el precio global por servicio.
• Servicio de barra.
  Este servicio puede ofrecerse de distintas formas:
  • Precio fijo, pactado con anterioridad. Se realiza el servicio hasta conseguir el precio fijado.
  • Precio por comensal. Se marca un precio medio por consumo de cliente.
  • Barra libre. Se cobra una vez realizado el servicio, según el consumo.
  • Servicio de barra a cargo de los mismos clientes. En este caso, no se pacta precio por servicio y son los mismos clientes que al consumir abonan el precio de cada bebida consumida.
• Servicio de fotógrafo.
  Hay establecimientos que disponen de servicio de fotógrafo ofreciéndolo junto con los otros servicios. En estos casos, las empresas mantienen acuerdos con dichos fotógrafos pudiendo llegar a ser fichajes de exclusividad. El coste es por servicio, no por comensal.
• Servicio de obsequios.
  En los banquetes de bodas, bautizos y otras celebraciones, es usual que los anfitriones regalen a sus invitados algún obsequio como recuerdo de la velada. Algunas empresas de restauración también disponen de este servicio para ofrecer a los clientes.
• Servicio de flores y decoración de la sala.
  Este servicio puede ser incluido en el precio del menú o del aperitivo, aunque hay establecimientos que los ofrecen de forma separada, dependiendo de la cantidad y categoría de plantas que se utilicen para decorar las mesas y el local. El precio de este servicio será por comensal.
• Según el tipo de banquete que se realice, también se puede ofrecer la opción del servicio de buffet después de realizado el servicio de comida o cena y el baile. Este buffet puede constar de platos fríos o platos fríos y calientes acompañado de bebidas. El precio de este servicio será por comensal.
• Hay establecimientos que disponen de espacios como jardines y zonas de culto para la celebración de bodas, bautizos, etc. En estos casos, la empresa puede ofrecer el servicio cobrando un alquiler por dichos espacios.

En establecimientos donde el servicio de banquetes ser realiza de forma esporádica, dichas empresas no disponen de dossier informativo, pero si pueden ofrecer de forma impresa lo que se ofrece.
Normalmente se trata de establecimientos de capacidad bastante limitada, pero que incluso pueden llegar a ofrecer menús un poco más elaborados como menús degustación.
En estos casos, la comercialización se realiza de una forma más directa con el cliente, y muchas veces se trabajan los menús a partir de la carta de platos del establecimiento. El precio de las ofertas suele ofrecerse por comensal.
Las fórmulas más utilizadas para mesas especiales son:

• Aperitivo en mesa (poco variado) más un menú de dos o tres platos fijos y bebidas.
• Aperitivo en mesa (poco variado) más un menú de dos o tres platos con una o dos variantes por plato y bebidas. En estos casos algunos establecimientos piden a los clientes que escojan cada plato de antemano para una mejor preparación y servicio.
• Menú degustación.
• Menú degustación con opciones, escogiendo a ser posible, de antemano las distintas opciones.
• Entrantes variados compartidos por los comensales y un segundo plato fijo.
• Entrantes variados compartidos por los comensales y un segundo plato con distintas opciones a escoger o no con anterioridad.

Sea cual sea la fórmula escogida por el establecimiento es importante que la información que se transmita sea clara y concisa y que no sea susceptible de confusión. El cliente debe quedarse con una sensación positiva, no sólo de los servicios que puede recibir, sino también de la buena organización interna de la empresa. La satisfacción del cliente contribuye en gran medida al éxito del servicio y así mismo de la empresa.